FAQ – declaratie AWBZ op cliëntniveau
• Ik heb een vraag over het declaratieformat met wie moet / kan ik contact opnemen ?
• Wanneer is de helpdesk bereikbaar ?
• Waar kan ik informatie vinden over het Excel-bestand ?
• Binnen wat voor termijn moet ik het declaratiebestand aanleveren ?
• Hoe worden mijn gegevens gecontroleerd en hoe wordt hierover teruggekoppeld ?
• Kan ik nog gegevens uit een vorige maand aanbieden ?
• Een cliënt heeft een herindicatie ontvangen die ingaat met terugwerkende kracht. Moeten wij (zorgaanbieder) de al ingediende declaratie(s) aanpassen ?
• Op welk niveau moet ik als aanbieder mijn declaratie indienen; op AGB-code of CAK bevoorschottingscode niveau ?
• Mag ik het declaratiebestand ook aanleveren via e-mail?
• Wat moet ik doen met cliënten die geen indicatiebesluit hebben (Partneropname / meeliften) ?
• Cliënt heeft nog geen BSN-nummer wat nu ?
• Mutatiedagen zijn niet opgenomen in AZR, hoe voer ik die op ?
• Hoe declareer ik de ZZP van cliënten die een oude indicatie hebben, dus geen ZZP-indicatie ?
• Loop ik kans andere gegevens aan te moeten leveren als ik (zorgaanbieder) te maken heb met meerdere zorgkantoren ?
• Wat gebeurt er als een Zorgaanbieder op 1 januari 2010 niet in staat is de gevraagde gegevens aan te leveren ?
• Moeten er in het declaratieformat (excel) totaaltellingen worden opgevoerd ?
• Kloppen de waarden in het invulvoorbeeld declaratieregels van Vektis ?
• Ik heb een vraag over het declaratieformat met wie moet / kan ik contact opnemen ?
Voor de beantwoording van uw algemene vragen hebben wij als Zorgkantoor een helpdesk ingericht. Deze is bereikbaar via e-mailadres declaratieAWBZ@salland.nl en/of via telefoonummer 0570 - 687 111 optie 3 Dhr. Heesen of Dhr. Roelofs
Voor alle technische vragen is er een landelijke helpdesk ingericht bij VEKTIS, bereikbaar
via helpdesk-ei@vektis.nl
• Wanneer is de helpdesk bereikbaar ?
De helpdesk van het zorgkantoor is voor mondelinge toelichting bereikbaar op werkdagen van 08.00-12.00 en 13.00-17.00 uur. Indien u uw vragen liever schriftelijk aan ons richt en / of voor momenten buiten de gestelde tijden, kunt u mailen naar declaratieAWBZ@salland.nl
• Waar kan ik informatie vinden over het Excel-bestand ?
Het Vektis-format en nadere informatie is te vinden op: http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzicht_Detail.aspx?is_iber=AW119&is_versie=1.0
• Binnen wat voor termijn moet ik het declaratiebestand aanleveren ?
Wij ontvangen het bestand graag van u binnen 10 werkdagen van de maand die volgt op de declaratieperiode. Tijdens de pilotperiode (juli / december) zullen wij hier echter minder nadruk opleggen maar verwachten wij wel een aanlevering of statusrapport van u voor het einde van de maand ! Vanaf 01.01.2010 geldt de landelijk vastgestelde termijn van 10 werkdagen.
• Hoe worden mijn gegevens gecontroleerd en hoe wordt hierover teruggekoppeld ?
Het declaratiebestand wordt voorlopig op volledigheid en tijdigheid van ontvangst gecontroleerd. In voorkomende gevallen ontvangt de zorgaanbieder een melding met het vriendelijke verzoek tot correctie. Er wordt onder meer gecontroleerd op:
* Is het Excel-bestand leesbaar?
* Is het Excel-bestand in het afgesproken Vektis-format?
* Zijn de verplichte velden ingevuld?
* Is het Excel-bestand binnen de afgesproken termijn ontvangen?
De inhoudelijke controle zal later tijdens het gebruik van het Excel-bestand worden uitgevoerd onze softwarebouwer is daar momenteel mee bezig
De terugkoppeling geschiedt op een landelijk overeengekomen wijze en dit is per mail met de standaardzinnen:
Controle 1: 'Wij hebben uw declaratie wel/niet ontvangen'.
Controle 2: 'We hebben uw declaratie beoordeeld op (technische) volledigheid, waarbij alle te vullen velden van het Excel-format zijn gevuld'. Of
'We hebben uw declaratie beoordeeld op (technische) volledigheid, waarbij een aantal velden van het Excel-format niet zijn gevuld.'De ontbrekende velden zijn:.......'
Controle 3: U heeft wel/niet binnen de afgesproken termijn uw declaraties ingediend'.
• Kan ik nog gegevens uit een vorige maand aanbieden ?
Ja, dat kan. U kunt de regel gewoon toevoegen.
Voorbeeld: U hebt de maand juli 2009 al gedeclareerd bij uw zorgkantoor, maar ontvangt nog een opname van een cliënt op 30-07-2009.
U kunt deze cliënt opvoeren bij uw (Excel-)declaratie van de huidige maand. U behoeft geen nieuwe aanlevering van juli 2009 te verstrekken
• Een cliënt heeft een herindicatie ontvangen die ingaat met terugwerkende kracht. Moeten wij (zorgaanbieder) de al ingediende declaratie(s) aanpassen ?
Nee, u hoeft de al ingediende declaratie(s) niet te wijzigen. U kunt de cliënt in het huidige maandbestand opvoeren met de oude gegevens als credit en met de correcte / nieuwe gegevens als debet.
Als zorgaanbieder heeft u een overeenkomst met een (of meerdere) zorgkantoor (zorgkantoren). Aanbieders zijn verschillend georganiseerd als het gaat om het voeren van hun administratie. We willen graag van alle intramurale cliënten aan wie u zorg levert als gecontracteerde aanbieder via het Exceloverzicht een declaratie ontvangen. U mag dat doen door per agb-code een Excelformat aan te leveren, maar u mag/kunt er ook voor kiezen om één totaal Exceloverzicht op CAK bevoorschottingscode niveau te maken waarin alle declaraties van alle agb-codes samen zijn opgenomen. De keuze laten we graag aan u als aanbieder. Wij adviseren u wel dit met het regionale zorgkantoor af te stemmen.
• Mag ik het declaratiebestand ook aanleveren via e-mail?
Nee, dat is zeker niet de bedoeling. Het declaratiebestand bevat privacygevoelige informatie, waarvan we niet kunnen garanderen dat deze beschermd wordt via het gewone e-mailverkeer. Gebruik daarom alleen het uploadscherm van AZR
• Wat moet ik doen met cliënten die geen indicatiebesluit hebben (Partneropname / meeliften) ?
Deze cliënten dienen toegevoegd te worden aan het declaratiebestand. Wij wijzen u in deze ook naar de invulinstructie van Vektis > http://ei.vektis.nl/WespStandaardenOverzicht_Detail.aspx?is_iber=AW119&is_versie=1.0 Het verzenden van de BZ5 naar de administratie van ZK blijft bestaan.
Landelijk is men momenteel aan het beoordelen of hiervoor een aparte/nieuwe (zzp) code kan worden gebruikt. Mocht deze er tijdens het ingroeitraject declaratie AWBZ nog komen dan zullen wij u hiervan vanzelfsprekend van op de hoogte stellen.
• Cliënt heeft nog geen BSN-nummer wat nu ?
In principe dienen alle ketenpartners vanaf 01.06.2009 te beschikken over de bsn-nummers van de cliënten. Echter om verschillende redenen is dit nog niet overal van toepassing en is het format iets minder dwingend gemaakt in deze.
In plaats van het geverifieerde BSN-nummer kunt u nu het veld vullen met 9 nullen als u niet met zekerheid het juiste BSN-nummer kunt achterhalen. Het BSN veld dient wel ten allen tijde gevuld te worden. Zie voor nadere info de invulinstructie op http://ei.vektis.nl (ei-standaarden); AW119_ERR-ADDu2.pdf
• Mutatiedagen zijn niet opgenomen in AZR, hoe voer ik die op ?
Omdat de mutatiedagen niet in AZR zitten, dient u deze zelf op te voeren op basis van uw eigen administratie. Let op !! mutatiedagen mogen de wettelijk gestelde maximum niet overschrijden.
• Hoe declareer ik de ZZP van cliënten die een oude indicatie hebben, dus geen ZZP-indicatie ?
Voor deze cliënten dient u de functie 71 (verblijf tijdelijk) of 72 (verblijf langdurig) in te vullen in de kolom functiecode. In de kolom prestatiecode vult u het ZZP wat u declareert.
• Loop ik kans andere gegevens aan te moeten leveren als ik (zorgaanbieder) te maken heb met meerdere zorgkantoren ?
Het declaratieformat is een landelijk vastgesteld document en zorgkantoren hebben toegezegd uniformiteit te hanteren/bewaken. Er kunnen slechts kleine/minimale verschillen ontstaan door afwijkende regiogebonden (productie)afspraken.
De NZa zal volgens circulaire ACON/ehor/AWBZ/09/17c punt 10 in dat geval bestuurlijk gaan handhaven.
http://www.nza.nl/9156/7293/85865/AWBZ-09-17c.pdf
• Moeten er in het declaratieformat (excel) totaaltellingen worden opgevoerd ?
Landelijk is men overeengekomen dat in het excelformat géén totaaltellingen opgenomen behoeven te worden. In de toekomst kan dit wellicht wel van toepassing worden (EI)
• Kloppen de waarden in het invulvoorbeeld declaratieregels van Vektis ?
In het invulvoorbeeld declaratieregels (excel) zijn bij meerdere velden fictieve waarden gebruikt o.a. bij onderwerp PRES_AAND is een niet reële waarde (17) gebruikt ter vulling. Er is destijds gekozen voor een fictieve waarde omdat de werkelijke waarde ten tijde van maken nog niet bekend was. De daadwerkelijke waarde 055 (3 cijferig nummeriek) wordt opgenomen in de Erratum & Addendum uitgave 3 publicatiedatum 28.08.2009.